Met een klachtenprocedure biedt u uw werknemers een formele mogelijkheid om een onbevredigende situatie te bespreken. Op die manier krijgt u als werkgever de kans eventuele misverstanden weg te nemen en draagt u bij aan een rechtvaardige behandeling van de klacht.
In de klachtenregeling staat onder meer aan welke eisen de klachtencommissie moet voldoen, op welke manier de klacht moet worden behandeld, de termijn waarbinnen dit moet gebeuren, dat er sprake moet zijn van ‘hoor en wederhoor’ en dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen moet worden beschermd.
Bij voorkeur bespreekt de betrokkene eerst zijn klacht met de vertrouwenspersoon. Lukt het in de informele sfeer niet om een oplossing te vinden? Dan kan de werknemer naar de klachtencommissie stappen. Deze beoordeelt of een klacht gegrond is en adviseert uw onderneming over de te nemen maatregelen. U bent als werkgever zelf verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. Het indienen van een klacht mag geen gevolgen hebben voor (de functie van) de werknemer. Wanneer een klachtenprocedure is ontwikkeld ondersteunt Rots u bij het organiseren van de voorlichting.
Rots adviseert een voorlichting te organiseren, eventueel in combinatie met andere onderwerpen. Een training over gewenste omgangsvormen:
De vertrouwenspersoon verzorgt de eerste opvang bij een melding. Dit gesprek is vertrouwelijk. We luisteren en verkennen wat er mogelijk is. Soms wil een medewerker gewoon een luisterend oor. De medewerker kiest of verdere stappen wenselijk zijn.
We maken onderwerpen zoals ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties bespreekbaar. Dit doen we doormiddel van voorlichting en informatie. Dit helpt om ongewenste gedrag te voorkomen.
De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks aan het management over de meldingen (anoniem) en kijkt daarbij naar de frequentie, trends en signalen. Ook wordt advies gegeven over het verbeteren en optimaliseren van de sociale veiligheid.
Stel een duidelijke, toegankelijke gedragscode op. Betrek de OR en medewerkersnetwerken hierbij. Evalueer en herzie deze regelmatig. Zo zorg je dat:
Het beste voor hebben met je medewerkers is soms niet genoeg. Het kan zijn dat je het niet eens bent met een werknemer of andersom. Door tijd en geld te investeren in een goede klachtenregeling en een gedragscode worden de risico’s op ongewenste omgangsvormen kleiner. Je wilt onvrede zo snel mogelijk wegnemen en de regelingen geven ruimte om het gesprek met elkaar aan te gaan.
Kortgezegd: een klacht goed afhandelen doe je niet alleen voor de individuele medewerker. Je doet het ook voor de hele organisatie. Het zal bijdragen aan het bespreekbaar maken van onderwerpen die voor medewerkers soms onbespreekbaar lijken.
In een gesprek (telefonisch, online of fysiek) maken we kennis. We bespreken uw behoeftes en kijken of er een match is met de diensten van Rots Vertrouwenspersonen.
De klant levert ondertekende overeenkomst aan bij Rots Vertrouwenspersonen.
Na de ondertekening van de overeenkomst stelt Rots één of meerdere vertrouwenspersonen voor aan de klant.
De Vertrouwenspersoon en de klant stemmen af hoe de vertrouwenspersoon bij de medewerkers wordt geïntroduceerd en ze maken een jaarplanning op.
We nemen zo spoedig mogelijk contact met u op om uw vragen te beantwoorden.
Rotsen zijn eerlijk, open, direct, maken zaken bespreekbaar, halen de angel eruit, nemen hun verantwoordelijkheid. Het komt goed.
Laat hieronder uw telefoonnummer achter en wij zullen u zo snel mogelijk bellen.
Copyright © 2025 Rots Vertrouwenspersonen
Neem contact met ons op en maak eenvoudig een afspraak. We staan voor je klaar om te luisteren en te ondersteunen.