Klachtenregeling

Waarom een klachtenprocedure?

Met een klachtenprocedure biedt u uw werknemers een formele mogelijkheid om een onbevredigende situatie te bespreken. Op die manier krijgt u als werkgever de kans eventuele misverstanden weg te nemen en draagt u bij aan een rechtvaardige behandeling van de klacht. 

Maak een afspraak

Wat staat er in de klachtenregeling?

In de klachtenregeling staat onder meer aan welke eisen de klachtencommissie moet voldoen, op welke manier de klacht moet worden behandeld, de termijn waarbinnen dit moet gebeuren, dat er sprake moet zijn van ‘hoor en wederhoor’ en dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen moet worden beschermd.

Zo werkt de klachtenprocedure

Bij voorkeur bespreekt de betrokkene eerst zijn klacht met de vertrouwenspersoon. Lukt het in de informele sfeer niet om een oplossing te vinden? Dan kan de werknemer naar de klachtencommissie stappen. Deze beoordeelt of een klacht gegrond is en adviseert uw onderneming over de te nemen maatregelen. U bent als werkgever zelf verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. Het indienen van een klacht mag geen gevolgen hebben voor (de functie van) de werknemer. Wanneer een klachtenprocedure is ontwikkeld ondersteunt Rots u bij het organiseren van de voorlichting.

Voorlichting en training

Rots adviseert een voorlichting te organiseren, eventueel in combinatie met andere onderwerpen. Een training over gewenste omgangsvormen:

  • zorgt dat iedereen bekend is met de gedragscode en procedures
  • leert medewerkers ongewenste omgangsvormen gevolgen ervan herkennen
  • behandelt specifieke risico’s aan de hand van specifieke voorbeeldsituaties;
  • zorgt dat niet alleen de betrokkene(n), maar ook omstanders weten wat ze kunnen doen (omstanderstraining).

De Rots Vertrouwenspersoon is er voor:

Individuele melder

De vertrouwenspersoon verzorgt de eerste opvang bij een melding. Dit gesprek is vertrouwelijk. We luisteren en verkennen wat er mogelijk is. Soms wil een medewerker gewoon een luisterend oor. De medewerker kiest of verdere stappen wenselijk zijn.

Alle medewerkers

We maken onderwerpen zoals ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties bespreekbaar. Dit doen we doormiddel van voorlichting en informatie. Dit helpt om ongewenste gedrag te voorkomen.

Voor het management

De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks aan het management over de meldingen (anoniem) en kijkt daarbij naar de frequentie, trends en signalen. Ook wordt advies gegeven over het verbeteren en optimaliseren van de sociale veiligheid.

Gedragscode

Stel een duidelijke, toegankelijke gedragscode op. Betrek de OR en medewerkersnetwerken hierbij. Evalueer en herzie deze regelmatig. Zo zorg je dat:

  • iedereen weet wat de gewenste omgangsvormen zijn;
  • duidelijk is wat gezien wordt als ongewenst omgangsvormen;
  • melders zich gesteund en gesterkt voelen;
  • er een duidelijke handhavingsbasis is om meldingen op te pakken en incidenten te sanctioneren.
  • Vermeld in de gedragscode ook de gedeelde normen en waarden die in onderlinge dialoog zijn vastgesteld. Dit biedt medewerkers een leidraad voor hoe ze zich gedragen en met elkaar omgaan. Ook helpt het bij het behandelen van gedrag dat in de wet of gedragscode niet expliciet wordt benoemd als ongewenst, maar wel zo wordt ervaren.
  • Houd in de gedragsregels rekening met verschillende vormen van diversiteit. Bijvoorbeeld: ‘Binnen onze organisatie wordt geen enkele vorm van discriminatie op basis van etniciteit, achtergrond, gender, klasse of gezondheid getolereerd’. Dit maakt dat mensen aansprakelijk gesteld kunnen worden als ze discrimineren.

Onvrede wegnemen

Het beste voor hebben met je medewerkers is soms niet genoeg. Het kan zijn dat je het niet eens bent met een werknemer of andersom. Door tijd en geld te investeren in een goede klachtenregeling en een gedragscode worden de risico’s op ongewenste omgangsvormen kleiner. Je wilt onvrede zo snel mogelijk wegnemen en de regelingen geven ruimte om het gesprek met elkaar aan te gaan.

Kortgezegd: een klacht goed afhandelen doe je niet alleen voor de individuele medewerker. Je doet het ook voor de hele organisatie. Het zal bijdragen aan het bespreekbaar maken van onderwerpen die voor medewerkers soms onbespreekbaar lijken.

Rots Vertrouwenspersonen

Ons proces

Kennismaken

In een gesprek (telefonisch, online of fysiek) maken we kennis. We bespreken uw behoeftes en kijken of er een match is met de diensten van Rots Vertrouwenspersonen.

Ondertekening overeenkomst

De klant levert ondertekende overeenkomst aan bij Rots Vertrouwenspersonen.

Vertrouwenspersonen

Na de ondertekening van de overeenkomst stelt Rots één of meerdere vertrouwenspersonen voor aan de klant.

Kick-Off

De Vertrouwenspersoon en de klant stemmen af hoe de vertrouwenspersoon bij de medewerkers wordt geïntroduceerd en ze maken een jaarplanning op.

Jaren ervaring
0 +
Verzorgde workshops
0 +
Aangesloten klanten
0 +
Begeleide medewerkers
0 +

Neem contact met ons op

Meer hulp nodig?

Gratis eerste consult

Vraag vandaag nog uw gratis eerste consult aan

Telefoonnummer

Bel ons om een afspraak te maken
+31 85 130 48 78

E-mailadres

Bij vragen kunt u ons mailen  info@rotsvertrouwenspersonen.nl

Laat een bericht achter

We nemen zo spoedig mogelijk contact met u op om uw vragen te beantwoorden.

Afspraak maken

Neem contact met ons op en maak eenvoudig een afspraak. We staan voor je klaar om te luisteren en te ondersteunen.